Giao tiếp qua điện thoại là hình thức giao tiếp nhanh và tiện lợi nhất hiện nay. Ngoài việc bạn có một số kỹ năng cần nắm khi nhận cuộc gọi đến như đã chia sẽ ở phần 1, thì bạn cũng cần chú ý đến một số lưu ý khi bạn là...
- Sếp muốn được lòng nhân viên của mình nên nhớ những điều này / Nếu là "Sếp" không bao giờ nên nói với nhân viên những điều này
Giao tiếp qua điện thoại là hình thức giao tiếp nhanh và tiện lợi nhất hiện nay. Ngoài việc bạn có một số kỹ năng cần nắm khi nhận cuộc gọi đến như đã chia sẽ ở phần 1, thì bạn cũng cần chú ý đến một số lưu ý khi bạn là người gọi đi.
Phần 2: Khi bạn là người gọi
Trước khi gọi điện cho người khác bạn cần chuẩn bị trước nội dung cho cuộc nói chuyện đó, việc làm này vừa giúp bạn chủ động vừa giúp bạn tiết kiệm được thời gian vàng ngọc của mình và cả người nhận cuộc gọi. Vậy để có được cuộc giao tiếp qua điện thoại thành công bạn cần rèn luyện những kỹ năng sau:
1.Hãy xưng danh tính và mục đích cuộc gọi
Khi gọi điện cho đối tác, khách hàng việc đầu tiên bạn chào họ và xưng danh tính rõ ràng (Tên, địa vị hoặc tên công ty đại diện) để người nghe nắm được thông tin của bạn. Tiếp đó hãy nhắc lại thông tin cá nhân của họ để chắc rằng bạn đã gọi đúng địa chỉ. Đây là việc bạn cần phải làm trước khi bắt đầu cho cuộc trò chuyện được trôi chảy.
Xưng danh tính rõ ràng để người nghe nắm được thông tin của bạn
2. Chuẩn bị trước nội dung trao đổi
Bạn không nên gọi điện cho khách hàng khi không biết nói gì, hoặc mất nhiều thời gian để suy nghĩ câu hỏi, như vậy vừa làm mất thời gian của bạn vừa khiến cho người nhận điện thoại cảm thấy không thoải mái, nếu gặp người khó tính có thể họ sẽ từ chối cuộc gọi của bạn. Vì vậy, hãy viết trước tất cả những gì bạn muốn nói ra giấy để cuộc giao tiếp được suôn sẻ bạn nhé. Rèn luyện dần dần để trở thành thói quen, nó sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong cả công việc và cuộc sống.
3. Giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm
Khi gọi điện cho đối tác, khách hàng bạn không nên quát tháo, giọng nói khó chịu với họ, bởi giọng nói chính là thủ phạm tố cáo tính cách của bạn khi giao tiếp qua điện thoại. Một giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm sẽ mang lại cảm giác thoải mái, dễ chịu cho người nghe và để lại cho họ những thiện cảm tốt về bạn.
Chuẩn bị nội dung và sử dụng ngôn ngữ đơn giản khi giao tiếp qua điện thoại
4. Hạn sử dụng thuật ngữ chuyên ngành
Khi gọi điện để tư vấn, thương lượng với đối tác, khách hàng bạn nên sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh dùng các thuật ngữ chuyên ngành, vì như vậy khách hàng của bạn sẽ không hiểu bạn muốn nói gì hoặc cho rằng bạn là người thích thể hiện, nhưng lại thể hiện không đúng chỗ. Hay những đối tác có tuổi, khó tính ngôn ngữ đơn gian sẽ làm cho họ cảm thấy thoải mái hơn.
5. Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi
Đừng kết thúc cuộc gọi khi chưa để lại lời tạm biệt nếu không bạn sẽ mất điểm trong mắt của đối phương. Một câu chúc tốt lành, hay một lời tạm biệt mở, lời cám ơn đến người đã nghe điện thoại… sẽ giúp cho đối tác của bạn cảm thấy vui vẻ hơn và cũng cho thấy bạn là người lịch sự, chu đáo trong công việc.
Giao tiếp qua điện thoại giúp chúng ta rút ngắn được khoảng cách với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp. Trong kinh doanh đó là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các cuộc thương lượng giữa các bên với nhau. Vì vậy, nếu nắm trong tay nghệ thuật giao tiếp qua điện thoại tốt và luôn chuẩn bị cho tất cả những cuộc gọi của bạn, kèm theo thái độ luôn niềm nở cả khi gọi và nhận cuộc sẽ giúp cho cuộc trò chuyện, trao đổi qua điện thoại được suôn sẻ, mang lại kết quả tốt đẹp cho cả hai bên.
DanhBaViecLam.vn
