Chỉ cần lơ đễnh tí thôi, hộp thư điện tử sẽ khiến bạn “nổi c&aacut" /> Chỉ cần lơ đễnh tí thôi, hộp thư điện tử sẽ khiến bạn “nổi c&aacut" /> Chỉ cần lơ đễnh tí thôi, hộp thư điện tử sẽ khiến bạn “nổi c&aacut" />
Trang:

Làm sao để giải quyết, trả lời hết hàng trăm email mỗi ngày?

Thứ sáu, 10/04/2020 | 06:53
Thứ sáu, 29/07/2018 | 12:12

Làm sao để giải quyết, trả lời hết hàng trăm email mỗi ngày?

<p><span style="font-size:14px"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif">Chỉ cần lơ đễnh t&iacute; th&ocirc;i, hộp thư điện tử sẽ khiến bạn &ldquo;nổi c&aacute;u&rdquo; mỗi khi mở ra. Hẳn ai cũng từng trải qua cảnh phải nh&igrave;n chằm chằm v&agrave;o từng d&ograve;ng Email v&agrave; ph&acirc;n v&acirc;n tự hỏi kh&ocirc;ng biết ch&uacute;ng c&oacute; cần được hồi &acirc;m hay kh&ocirc;ng. V&agrave; sau đ&oacute;, cứ mỗi lần trả lời xong 1 email th&igrave; ngay lập tức lại nhận được 3 email mới.</span></span></p> <p><span style="font-size:14px"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif">Tom Patterson, CEO của thương hiệu đồ l&oacute;t nam Tommy John, l&agrave; một người hiểu được nỗi đau đầu đ&oacute;. Patterson từng chia sẻ rằng sau khi ph&aacute;t triển&nbsp;c&ocirc;ng ty&nbsp;l&ecirc;n quy m&ocirc; 50 nh&acirc;n vi&ecirc;n, anh đ&atilde; trở n&ecirc;n cẩn thận hơn trong c&aacute;ch sử dụng thời gian của bản th&acirc;n. Patterson cho biết &ldquo;C&oacute; thể n&oacute;i rằng, trong những năm vừa qua, t&ocirc;i đ&atilde; thực sự bước v&agrave;o một cuộc đua với thời gian. Bạn cần l&agrave;m thế n&agrave;o để &lsquo;lợi dụng&rsquo; thời gian hiệu quả, để bạn c&oacute; thể nhận hoặc lấy lại nhiều nhất thời gian m&agrave; bạn c&oacute;&rdquo;.</span></span></p> <p><span style="font-size:14px"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif">Patterson cho biết th&ecirc;m: &ldquo;X&eacute;t cho c&ugrave;ng, th&agrave;nh c&ocirc;ng cho doanh nghiệp của bạn đến từ việc liệu c&aacute;c nh&acirc;n vi&ecirc;n c&oacute; thể tập trung thực hiện những g&igrave; cần l&agrave;m hay kh&ocirc;ng, v&agrave; nếu như bạn đang sa lầy v&agrave;o qu&aacute; nhiều tiểu tiết th&igrave; c&oacute; nghĩa l&agrave; bạn đ&atilde; đi sai hướng&rdquo;. Việc thu&ecirc; một trợ l&yacute; quản l&yacute; lịch l&agrave;m việc của m&igrave;nh đ&atilde; tạo ra một sự kh&aacute;c biệt lớn về năng suất lao động của Patterson.</span></span></p> <p style="text-align:center"><img alt="Giải quyết hàng trăm email mỗi ngày" src="/Content/editorimages/images/Tom-Patterson.gif" /></p> <p style="text-align:center"><em><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif"><span style="font-size:14px">Tom Patterson, nh&agrave; s&aacute;ng lập ki&ecirc;m CEO của Tommy John.</span></span></em></p> <p style="text-align:center">&nbsp;</p> <p><span style="font-size:14px"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif">&Ocirc;ng cũng đồng thời chia sẻ l&agrave;m c&aacute;ch n&agrave;o để quản l&yacute; hộp thư email lu&ocirc;n trong t&igrave;nh trạng qu&aacute; tải khi nhận đến h&agrave;ng trăm thư mỗi ng&agrave;y. Bắt đầu từ cuối năm ngo&aacute;i, Patterson đ&atilde; thiết lập một th&ocirc;ng b&aacute;o tự động c&oacute; nội dung như sau: &ldquo;Sắp tới t&ocirc;i chỉ kiểm tra email trước 9 giờ s&aacute;ng v&agrave; sau 5 giờ chiều, do đ&oacute; việc trả lời Email sẽ hơi chậm trễ. Nếu khẩn cấp, xin vui l&ograve;ng gọi điện thoại hoặc nhắn tin. Trong v&ograve;ng 2 ng&agrave;y nếu t&ocirc;i kh&ocirc;ng trả lời thư, xin vui l&ograve;ng gửi lại n&oacute;&rdquo;. Th&ocirc;ng b&aacute;o n&agrave;y được tự động chuyển tới những người gửi email cho Patterson ngo&agrave;i khung giờ n&oacute;i tr&ecirc;n.</span></span></p> <p><span style="font-size:14px"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif">Patterson giải th&iacute;ch việc kh&ocirc;ng trả lời email ngay lập tức tạo điều kiện cho nh&acirc;n vi&ecirc;n tự th&acirc;n đứng ra giải quyết ngay một số vấn đề m&agrave; kh&ocirc;ng cần sự cho ph&eacute;p của l&atilde;nh đạo. Th&ecirc;m v&agrave;o đ&oacute;, điều n&agrave;y c&ograve;n l&agrave;m thay đổi sự kỳ vọng của mọi người theo hướng&nbsp; hợp l&yacute; hơn: &ldquo;Mọi người cảm thấy thoải m&aacute;i hơn, họ sẽ ngừng thắc mắc &lsquo;Liệu sếp đ&atilde; nhận được&nbsp; email chưa nhỉ?&rsquo; hoặc &lsquo;Hay l&agrave; email của m&igrave;nh đ&atilde; bị chuyển v&agrave;o hộp thư r&aacute;c?&rsquo;&rdquo;.</span></span></p> <p><span style="font-size:14px"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif">Đ&acirc;y kh&ocirc;ng phải l&agrave; một giải ph&aacute;p l&yacute; tưởng, nhưng n&oacute; l&agrave; một c&aacute;ch kh&aacute; hiệu quả để bạn ch&uacute; t&acirc;m v&agrave;o c&ocirc;ng việc hơn l&agrave; cứ nghĩ ngợi vẩn vơ về việc kiểm tra email. Nếu bạn c&oacute; &yacute; định sử dụng giải ph&aacute;p n&agrave;y, h&atilde;y lưu &yacute; rằng việc sử dụng hệ thống trả lời email tự động chỉ c&oacute; hiệu quả trong một khung giờ nhất định do bạn tự đặt sẵn. Sau khung giờ đ&oacute;, tốt nhất bạn n&ecirc;n kiểm tra email để tr&aacute;nh bị n&oacute;i l&agrave; người v&ocirc; tr&aacute;ch nhiệm.</span></span></p> <p><span style="font-size:14px"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif">Bạn cũng c&oacute; thể l&agrave;m theo John v&agrave; Bert Jacobs &ndash; những nh&agrave; s&aacute;ng lập của h&atilde;ng thời trang Life is Good, những người đ&atilde; từng dứt kho&aacute;t tuy&ecirc;n bố kh&ocirc;ng sử dụng Email. Họ n&oacute;i với Bussiness Insider rằng họ c&oacute; thể &ldquo;d&ugrave;ng thời gian đ&oacute; để nghi&ecirc;n cứu những c&acirc;u hỏi hoặc dự &aacute;n tr&igrave;nh độ cao v&agrave; trở n&ecirc;n s&aacute;ng tạo hơn bởi v&igrave; t&acirc;m tr&iacute; ch&uacute;ng t&ocirc;i l&uacute;c n&agrave;y rất thoải m&aacute;i v&agrave; kh&ocirc;ng vướng bận g&igrave; cả.&rdquo;</span></span></p> <p><span style="font-size:14px"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif">Điều n&agrave;y nghe c&oacute; vẻ đi&ecirc;n rồ nhưng trong cuốn s&aacute;ch tự truyện của m&igrave;nh, anh em nh&agrave; Jacobs đ&atilde; viết: &ldquo;Ch&uacute;ng t&ocirc;i lu&ocirc;n tự hỏi mọi người c&oacute; trở n&ecirc;n bực bội kh&ocirc;ng, hay liệu &lsquo;cảnh s&aacute;t email&rsquo; c&oacute; đến bắt ch&uacute;ng t&ocirc;i kh&ocirc;ng, nhưng điều đ&oacute; c&oacute; bao giờ xảy ra đ&acirc;u.&rdquo;</span></span></p>

- 10 phút đầu của ngày giúp cả ngày làm việc suôn sẻ hơn / Những dấu hiệu cho thấy bạn đang kiệt sức vì công việc

Chỉ cần lơ đễnh tí thôi, hộp thư điện tử sẽ khiến bạn “nổi cáu” mỗi khi mở ra. Hẳn ai cũng từng trải qua cảnh phải nhìn chằm chằm vào từng dòng Email và phân vân tự hỏi không biết chúng có cần được hồi âm hay không. Và sau đó, cứ mỗi lần trả lời xong 1 email thì ngay lập tức lại nhận được 3 email mới.

Tom Patterson, CEO của thương hiệu đồ lót nam Tommy John, là một người hiểu được nỗi đau đầu đó. Patterson từng chia sẻ rằng sau khi phát triển công ty lên quy mô 50 nhân viên, anh đã trở nên cẩn thận hơn trong cách sử dụng thời gian của bản thân. Patterson cho biết “Có thể nói rằng, trong những năm vừa qua, tôi đã thực sự bước vào một cuộc đua với thời gian. Bạn cần làm thế nào để ‘lợi dụng’ thời gian hiệu quả, để bạn có thể nhận hoặc lấy lại nhiều nhất thời gian mà bạn có”.

Patterson cho biết thêm: “Xét cho cùng, thành công cho doanh nghiệp của bạn đến từ việc liệu các nhân viên có thể tập trung thực hiện những gì cần làm hay không, và nếu như bạn đang sa lầy vào quá nhiều tiểu tiết thì có nghĩa là bạn đã đi sai hướng”. Việc thuê một trợ lý quản lý lịch làm việc của mình đã tạo ra một sự khác biệt lớn về năng suất lao động của Patterson.

Giải quyết hàng trăm email mỗi ngày

Tom Patterson, nhà sáng lập kiêm CEO của Tommy John.

 

Ông cũng đồng thời chia sẻ làm cách nào để quản lý hộp thư email luôn trong tình trạng quá tải khi nhận đến hàng trăm thư mỗi ngày. Bắt đầu từ cuối năm ngoái, Patterson đã thiết lập một thông báo tự động có nội dung như sau: “Sắp tới tôi chỉ kiểm tra email trước 9 giờ sáng và sau 5 giờ chiều, do đó việc trả lời Email sẽ hơi chậm trễ. Nếu khẩn cấp, xin vui lòng gọi điện thoại hoặc nhắn tin. Trong vòng 2 ngày nếu tôi không trả lời thư, xin vui lòng gửi lại nó”. Thông báo này được tự động chuyển tới những người gửi email cho Patterson ngoài khung giờ nói trên.

Patterson giải thích việc không trả lời email ngay lập tức tạo điều kiện cho nhân viên tự thân đứng ra giải quyết ngay một số vấn đề mà không cần sự cho phép của lãnh đạo. Thêm vào đó, điều này còn làm thay đổi sự kỳ vọng của mọi người theo hướng  hợp lý hơn: “Mọi người cảm thấy thoải mái hơn, họ sẽ ngừng thắc mắc ‘Liệu sếp đã nhận được  email chưa nhỉ?’ hoặc ‘Hay là email của mình đã bị chuyển vào hộp thư rác?’”.

Đây không phải là một giải pháp lý tưởng, nhưng nó là một cách khá hiệu quả để bạn chú tâm vào công việc hơn là cứ nghĩ ngợi vẩn vơ về việc kiểm tra email. Nếu bạn có ý định sử dụng giải pháp này, hãy lưu ý rằng việc sử dụng hệ thống trả lời email tự động chỉ có hiệu quả trong một khung giờ nhất định do bạn tự đặt sẵn. Sau khung giờ đó, tốt nhất bạn nên kiểm tra email để tránh bị nói là người vô trách nhiệm.

Bạn cũng có thể làm theo John và Bert Jacobs – những nhà sáng lập của hãng thời trang Life is Good, những người đã từng dứt khoát tuyên bố không sử dụng Email. Họ nói với Bussiness Insider rằng họ có thể “dùng thời gian đó để nghiên cứu những câu hỏi hoặc dự án trình độ cao và trở nên sáng tạo hơn bởi vì tâm trí chúng tôi lúc này rất thoải mái và không vướng bận gì cả.”

Điều này nghe có vẻ điên rồ nhưng trong cuốn sách tự truyện của mình, anh em nhà Jacobs đã viết: “Chúng tôi luôn tự hỏi mọi người có trở nên bực bội không, hay liệu ‘cảnh sát email’ có đến bắt chúng tôi không, nhưng điều đó có bao giờ xảy ra đâu.”


Nhận xét khách hàng

Tôi rất hài lòng với các dịch vụ và tiện ích trên website Danhbavieclam.vn. Các bạn luôn lắng nghe và hiểu khách hàng muốn gì.!

Mr. Khôi Đinh (CEO Vạn Gia Khang Investment Consulting JSC)

Tôi rất thoải mái và hài lòng với cách làm việc chuyên nghiệp của các bạn, Tôi nghĩ rằng website các bạn sẽ tiến xa hơn nữa

Anh: Dương Công Thọ (Giám đốc Công Ty TNHH Bất Động Sản Tân Hưng)

Tôi đã sử dụng dịch vụ tuyển dụng trên website danhbavieclam.vn, và tôi đã tuyển dụng được những ứng viên theo nhu cầu trong thời gian ngắn

Mr. Trần Đức (GĐ Nhân sự Công ty TNHH Tư Vấn Đầu Tư Việt Phú Gia.)

Mình đăng tìm việc trên website và cảm thấy sự hiệu quả tức thì, có nhiều Công Ty đã liên hệ mình ngay sau đó. Sau 1 ngày mình đã tìm được vị trí trưởng phòng quản lý Công Ty hiện tại.

Ứng viên Lã Thị Chúc

Ngay từ lần đầu tiên sử dụng dịch vụ đăng tin tuyển dụng của website, tôi thấy sự hiệu quả rõ rệt, rất nhiều ứng viên tiềm năng đã liên hệ phỏng vấn.

Mr. Dang Le (Trưởng phòng Marketing Della Group)

  • Tạo CV

  • Tìm CV ứng viên

  • Đăng tin